服务指南
陕西学前师范学院档案管理办法

陕师院〔2016〕1号

(2016年1月15日印发)

 

第一章  总则

第一条  为规范学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》,结合学校实际情况,制定本办法。

第二条  本办法所称档案,是指学校在教学、科研、管理及其它职能活动中直接形成的,对学校(包括师生员工)和社会(包括广大校友)有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式、载体的历史记录。

第三条  档案工作是学校重要的基础性工作,是衡量学校管理水平的重要标志。档案工作的建设与发展是学校整体发展的有机组成部分,对促进学校改革发展具有不可替代的作用。

第四条  学校档案工作的基本任务是贯彻国家和上级主管部门关于档案工作的政策和法规,实行统一领导、分级管理、集中保管的原则,确保学校档案的完整、准确、系统、规范,为学校改革发展服务。

第五条  学校各单位、全校师生员工都有保护档案、利用开放档案的权利和义务。

第二章  管理体制及职责

第六条  学校档案工作由校长负责,分管档案工作的校领导协助校长负责学校档案工作。学校档案工作接受上级教育行政部门和上级档案行政部门的指导、监督与检查。

第七条  党政办公室是学校档案工作的管理部门,也是档案业务的指导部门,具有对学校档案工作进行管理、监督、检查、指导的职能。其主要职责是:

(一)组织学习、传达、贯彻党和国家有关档案工作的法律法规和方针政策。

(二)制定和完善学校档案管理工作的规章制度,并监督、检查各二级单位贯彻落实情况。

(三)负责全校专、兼职档案管理人员队伍建设。

(四)做好档案的开放公布和利用服务工作,组织开展档案学术研究和经验交流等活动,编研、出版档案史料。

(五)负责建立健全档案安全责任制,落实档案安全保密的人防、物防、技防相关措施,确保档案安全。

第八条  党政办公室下设综合档案室,其工作职责是:

(一)制订档案工作的工作计划,负责档案室的建设和日常管理工作。

(二)按有关规定,及时做好档案的收集、整理、统计、保管、移交、销毁等工作,维护档案的完整性、系统性和安全性。

(三)对学校专兼职档案工作人员进行业务培训,指导各单位档案的整理、立卷、归档等工作。

(四)负责做好档案的日常查、阅、借工作。

(五)根据所保管的档案资料情况和工作需要,编写适用的检索工具和参考资料,积极主动为学校各项工作服务。

(六)组织实施档案信息化建设,推进档案资源的数字化。

第九条  学校各单位档案工作的职责:

(一)学校档案工作按照学校、各单位两个层面实行二级管理模式。各单位都是学校档案的形成单位与归档单位,应组织、督促、检查本单位有关人员做好各类归档材料的收集、整理、归档工作。

(二)学校各机关单位,有责任将档案工作与本单位的业务工作的布置、检查、总结、验收等环节实施同步管理,在梳理并制定本单位各类档案归档材料的整理与归档的同时,监督、检查、考核在具体业务工作中形成的档案材料形成情况。

(三) 各院(系)是学校教学、科研档案的主要形成单位和归档单位,应按照学校档案工作的要求进行布置和检查。落实对教学、科研档案的归档监督责任,按照学校教学、科研等相关职能部门对有关类别档案的归档范围和时间要求,督促院(系)有关科室、课题组人员及时归档。

(四)有条件的单位可以建立档案室,档案室受学校业务主管部门领导和学校综合档案室的业务指导。校内具有独立法人资格的单位应设立相应的档案室,负责管理本单位形成的具有保存价值的档案材料。

第三章  档案材料归档及工作机制

第十条  归档的档案材料包括纸质、电子、实物、照(胶)片、录像(音)带等各种载体形式的材料,不同载体档案材料的收集、整理、归档按照相应载体档案的归档和管理办法进行办理。

第十一条  凡在教学、科研及各项管理工作中形成的具有保存价值的档案材料都要按规定归档,任何单位和个人不得将其据为己有或拒绝归档。

第十二条  实行档案材料形成单位、课题组立卷制度。有关单位要按照学校档案归档范围和整理规范,将本单位形成的在归档范围内的档案材料收集完整,整理组卷,及时或定期向学校综合档案室移交。学校综合档案室对各单位的档案立卷工作给予指导。

第十三条  学校文件材料的归档范围:

(一)党群类:主要包括学校各级党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

(五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。

(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。

(十二)其他类:主要包括声像档案、人物档案、其他专题档案等。

第十四条  归档的文件材料要求质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家和学校有关标准执行。纸质文件材料和电子文件材料应当同步归档。

第十五条  学校档案材料归档时间:

(一)学校各部门在次年6月底前归档;

(二)各院(系)等在次年寒假前归档;

(三)科研类档案在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后3个月内归档。

(五)办公自动化产生的电子文件实时归档。

第十六条  学校综合档案室接收档案材料时,首先要检查材料质量,再根据移交清单,与移交人共同核对清点移交,符合要求并核对无误后,交接双方在移交清单(一式两份)上签名或盖章。凡不符合要求的档案材料,归档单位按要求整改后再移交。

第四章  档案保管

第十七条  学校综合档案室根据档案实体分类的有关规定,对馆藏实体档案进行分类、编号、上架,同时做好相应数字档案资源的建设。

第十八条  综合档案室应及时研究、改进档案保护技术,及时修补、修复残破档案。建立和健全库房管理制度,采用先进技术,落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施,确保档案安全。

第十九条  采用先进的安全保密技术、设备和材料,切实改善档案保管保密条件。加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理,确保不泄密。

第二十条  综合档案室应组织做好档案的鉴定销毁工作。对于保管期限已满的档案,须征得有关部门同意,成立档案鉴定小组,将要销毁的档案编制清册,报学校主管领导审批后予以销毁。销毁档案时应指定专人实施,有关部门派人监销,并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准,任何人不得销毁档案。

第二十一条  学校综合档案室要建立档案统计、检查制度,定期对档案的收集、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行统计和检查。同时,按国家和陕西省有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章  档案利用与公布

第二十二条  学校综合档案室设立专门的开放阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南、档案室指南、计算机查询系统等,为利用档案创造便利条件。

第二十三条  综合档案室要按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第二十四条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第二十五条  单位和个人利用未开放档案,应根据未开放档案的实际情况,履行相关审批手续。利用一般性未开放档案,应由党政办公室负责人批准;利用未公开的科研档案,应经业务主管部门或项目第一完成人同意,必要时报请主管校领导审批;利用涉密档案,按照学校有关保密档案利用规定办理。

第二十六条  学校综合档案室一般不提供档案的原件借出服务,如有特殊需要,应经党政办公室负责人批准,必要时报请主管校领导审批。

第二十七条  学校综合档案室是学校出具档案证明的唯一合法部门,加盖学校综合档案室专用章的档案复制件,其法律效力等同于原件。对传统载体档案进行数字化后的档案原件要妥善保管,一般不再提供利用。

第二十八条  各单位和个人利用其所移交或捐赠的档案,综合档案室应当优先提供利用;个人寄存在学校综合档案室的档案,所有权归寄存者,学校综合档案室如需要向社会提供利用,应征得寄存者同意。

第二十九条  综合档案室应当积极开展档案编研工作,并采取多种形式开展档案文化的挖掘与传播工作。

第六章  人员队伍及条件保障

第三十条  学校专职档案工作人员应当认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,具备档案业务知识和相应的科学文化知识,以及现代化管理技能。专职档案工作人员享受学校教学、科研和管理人员的同等待遇,其能力的考核、专业技术职务的评定和晋升,按国家和学校有关规定执行。

第三十一条  各单位应指定一名负责人分管档案工作,对本单位各类档案材料的收集、整理工作进行督促检查。根据本单位档案工作实际设置兼职档案员,负责档案管理工作,并为其开展档案工作提供必要条件,以保证本单位教学、科研、管理等工作都有完整、准确、系统的档案材料归档保存。各单位兼职档案员应保持相对稳定,具体职责如下:

(一)贯彻执行学校档案工作的政策和规定;

(二)负责参与制订本单位档案工作的规章制度、工作计划,并组织实施;

(三)参加档案业务培训,并负责本单位各类文件材料的立卷归档工作;

(四)集中保管本单位的档案,并按有关规定向学校综合档案室移交档案。

第三十二条  学校将档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。推进档案信息化建设,并纳入学校信息化建设整体规划中。根据发展规模和馆藏档案的增加数量,为档案工作提供或拓展符合现代化档案管理要求和档案文化传播要求的综合性场所,有计划地为综合档案室配置必要的软硬件设备。

各单位也应根据本单位档案工作情况,提供相应的档案管理用房和用于保存本单位归档文件的档案装具、设备等。

第七章  奖励与处罚

第三十三条  学校对在档案工作中做出贡献的单位或个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校综合档案室的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十四条  对有下列行为之一的档案工作负责人及直接责任人依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第八章  附 则

第三十五条  本办法自印发之日起施行。

第三十六条  本办法由党政办公室负责解释。

 


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